Mieux gérer son temps : comment faire ?

Il arrive des moments où nous courons après le temps, que ce soit dans la vie professionnelle ou personnelle. Les tâches sont à faire « pour hier » et on a l’impression que 24 heures ne sont pas suffisantes pour faire tout ce que nous avons à faire. Les bruits du digital vous donne des clés pour mieux gérer son temps.

1/ Sachez reconnaître le sur-booking

Il peut être parfois difficile de reconnaître avoir des problèmes pour gérer son temps. Ce n’est pas une question de mauvaise volonté, ni d’incompétence.

On prend du retard sur le planning parce qu’une tâche prend plus de temps que prévu, pour se faire bien voir de sa hiérarchie, parce qu’on ne souhaite pas être sur le dos de Michel, (votre collègue et ami) alors que l’on sait qu’il ne fait rien ou parce que Micheline (votre patronne), compte sur vous et se décharge des sujets qui l’encombrent sans tenir compte de votre propre charge …

Alors on travaille deux fois plus, on saute certaines pauses déjeuner, on finit plus tard et/ou on arrive plus tôt sans se rendre compte que le travail passe avant tout le reste. Du fait des différents dossiers à boucler, on oublie des détails ou on s’emmêle les pinceaux.

Tous ces comportements ne sont pas sains s’ils sont répétés avec excès. Le surmenage est un fléau qui peut avoir de graves conséquences sur votre santé, votre productivité mais aussi vos relations avec vos collègues et vos proches.  Il est donc important de savoir identifier ces moments où vous sentez le temps vous échapper.

2/ Gérer son temps, c’est aussi savoir dire « non »

« Plus facile à dire qu’à faire » me direz-vous. Peut-être, mais ce point est capital. Il faut être lucide sur sa situation : si c’est trop, il faut savoir dire non.

Le fait de pouvoir et de savoir dire « non » est une question de choix que vous décidez de faire. Lorsque vous acceptez une tâche supplémentaire trop souvent, vous faites le choix de vous mettre dans une situation compliquée et vous envoyez plusieurs signaux.

En effet, inconsciemment, il devient évident pour vos collaborateurs que l’on peut vous demander l’impossible et vous ne refusez rien donc votre charge de travail journalière n’est pas suffisante. Si vos missions ne vous prennent pas la journée, faut-il vraiment une ressource à temps plein (vous) pour les exécuter ? A comprendre : êtes-vous vraiment nécessaire ?

N’ayez pas peur de dire « non », ce n’est ni une insulte, ni impoli. Il vaut mieux qu’une tâche soit faite par quelqu’un d’autre, qui pourra prendre le temps de s’en occuper. La qualité du livrable final en dépend.

3/ Apprenez à déléguer

Vous êtes en pleine rivalité avec votre collègue Charlotte qui brigue le même poste que vous et vous vous refusez à lui déléguer certains de vos trop nombreux dossiers ? Vous êtes dans l’erreur. Gérer son temps, c’est savoir quand la coupe est pleine mais c’est aussi savoir quand la coupe du voisin l’est moins.

Lorsque vous sentez que vous n’êtes plus en mesure de vous occupez d’un sujet supplémentaire, n’hésitez pas à déléguer ! Informez vos différents interlocuteurs (y compris votre hiérarchie) de la situation et déléguez.

En agissant ainsi, vous permettez à votre hiérarchie de voir que non seulement vous avez une bonne gestion des ressources mais aussi que vous êtes au service du projet et que vous savez fonctionner en équipe. A vous de définir le champs d’action de votre collègue sur le sujet en question pour ne pas vous sentir dépossédé par la suite.

4/ Soyez organisé et méthodique

Evidemment, gérer son temps nécessite une bonne organisation qui vous permettra très souvent de vous épargner un stress inutile.

En début de semaine et en début de chaque journée, définissez vous clairement vos missions et si c’est possible, un timing à respecter pour effectuer ces tâches. Vous aurez la satisfaction du devoir accompli en voyant votre liste annotée, surlignée, rayée …

N’hésitez pas à utiliser un calendrier pour avoir une meilleure visibilité dans le temps des tâches qui vous incomberont dans les prochaines semaines. Ainsi, vous aurez plus de facilités à créer des retro-plannings clairs afin de savoir quand et quoi faire.

Je vous donnais d’ailleurs quelques clés pour booster votre productivité dans un précédent article.

5/ Anticipez les sujets chroniques

La répétition de missions qui pourraient être soient automatisés, soient traitées en avance peut aussi être une source de surcharge. En effet, grâce à une meilleure organisation et une plus grande visibilité sur votre rythme de travail, il vous sera beaucoup plus aisé d’optimiser votre emploi du temps pour l’alléger.

Mieux gérer son temps peut passer par la formalisation de « templates » de documents. Par exemple : d’une réunion à une autre, le format de compte-rendu change peu. Pensez à en créer un de référence, qu’il vous suffira de reprendre et de modifier à chaque fois.

Anticiper, c’est aussi créer des documents synthétiques répertoriant les problèmes auxquels vous (ou vos clients) avez faits face à un instant T et les solutions qui ont été mises en place. Ainsi, vous passerez moins de temps à chercher des réponses ou à vous demander comment vous aviez fait l’année dernière.

Pour plus d’informations sur la gestion de projet, consultez cette section sur le site des bruits du digital.